浅析如何加强医院采购中心档案管理
乐山市人民医院 四川 乐山 614000
【摘要】目的：本文对医院现有的档案管理的模式做出介绍，引出传统档案管理模式的弊端，引出主题，探讨加强医院采购中心档案管理的方法。方法：通过搜集现有资料找出医院采购中心档案管理所存在的问题，依据问题对症下药，找出能够有效提高档案管理的方式，提高医院采购中心档案管理的效率。结论：提高医院采购中心档案管理效率的有效方式就是档案管理信息化。
【关键词】医院；采购中心；档案管理
对医院采购中心的资料进行归档和查询任务随着采购工作的逐步深入变得越来越重要。医院采购中心的工作人员出于职位的需要会定期进行岗位轮换，那么在交接工作的时候，医院采购中心的档案资料也免不了要进行交接，换岗的工作人员也需要利用这些资料开展工作。所以，医院采购中心的档案管理充当着一个十分重要的角色。然而，医院采购中心现有的档案管理方式效率低下，档案管理意思淡薄。采购中心的工作非常制度化，所有工作必须在规定范围内进行。出于对质量管理的要求，需要对医院采购中心的档案管理进行完善和规范。
1 传统的档案管理和现代档案管理的区别和档案管理信息化的需求
传统的医院档案管理模式是分权管理，各部门各自为政。如果医院要查阅档案，则需要跑去各部门进行查阅，十分麻烦且效率低下；现代档案管理具有现代化、系统、信息化等特点，所有资料都是统一编码、统一管理的，档案都是分类存储的，十分容易在电脑中找到相关资料。
现在我们身处一个信息化的社会，且信息化进程也不断加快，利用大数据进行档案管理已是大势所趋。档案管理信息化是克服现有的传统的档案管理模式最为直接有效的方式，档案信息化建设是国家信息化建设的重要组成部分。信息化技术的发展带来的不仅仅是机遇，更是一种挑战。档案管理要做到高效就必须对现有状态做出改变，医院采购中心档案信息化管理是必然的发展方向。
2 数字信息数据的来源和采集范围hi
2.1数字信息来源
目前，医院的档案管理仍停留在文件和书面资料的管理上，收集和存储的手段十分单一，与当前的档案管理理念相去甚远。现代信息化档案管理采用多种信息化数字手段，比如数据压缩技术、网络技术，又比如多媒体技术、数据库技术等手段，将现有的档案资料转变为数字化信息输送到计算机系统中，整理后将其传输到档案信息数据库中。医院采购中心的档案也可以使用信息化办法进行收集与归档，这就降低了人力成本，也无形之中提高了效率，但首先需要院部档案统一管理及信息技术的支持。
2.2收集和接收各种形式的电子文件
伴随着现代化信息进程的加快发展，医院采购中心的大部分档案资料都是电子文件，以及一些语音文件和视频文件等资料，若是利用传统的档案管理方式进行存档是极为不便的。此时档案管理信息化就凸现出了它的优越性，对于这类电子文件我们可以使用信息化办法进行整理，有两种较为常用的方法一种是网络的在线传递和接收，就是将要移交的电子档案通过网络直接传输到档案室，或处理并传输到档案部门；第二种是卸载式移交接收，即把电子档案存放在一定的介质上，交给档案室。网络移交可以实时进行，也可以像介质移交一样，根据档案馆的接收周期进行定期传送。[2]为了避免受介质传送的周期性的影响，数字档案馆可以通过网络实时在线接收各单位的电子文件及档案，以便按时向公众公开资料。
2.3编码体系在信息化工程中的应用
医院采购中心作为编码系统的一部分，其信息也可以依据规则进行编码。编码具有多个原则，如：唯一性、可扩性、简洁性、识别性、 适应性、稳定性、规范性等。在信息编码中，很难做到满足上诉所有原则，但会尽量遵循。编码在现代企业管理中扮演着一个十分重要的角色，编码适用于企业的研发、生产、采购、销售等各个环节之中。它指代了特定的某些事物，从而实现记录、传递、存储和处理的功能，这一系列字符编码的集合就是编码系统。[3]医院采购中心的档案资料来源复杂，若果采用信息化管理模式对这些资料进行统一编码管理，就会大大便利了查阅和管理。对医院采购中心实施信息化档案管理，那么对档案资料进行编码就必不可少，将各科室的各类档案依据统一的规则进行编码，而后录入数字档案系统之中，再由专业人才进行管理，这将大大提高档案管理的效率。
3 结论
在现代化社会中，医院档案管理信息化建设至关重要。若想更好地提高医院档案管理工作的水平，实现医院采购中心档案管理工作的现代化发展，就要有针对性地对现有的档案管理方式做出变革以及优化。比如充分利用大数据技术的优势，完善医院采购中心的档案管理体系，实现效能的最大化。档案管理的信息化不仅有档案管理部门参与其中，也需要各部门的积极配合参与，以此推动未来医院采购中心档案管理工作的发展。档案管理信息化是大势所趋，培养档案管理的专业人才，明确档案管理人员的职责，将资源分布式管理理念深入其中，以此推动档案管理的信息化建设。
综上所述，在这个社会信息化进程快速发展的时代，对医院采购中心实行信息化档案管理已是大势所趋，是医院长久发展的必然要求。实施信息化档案管理不论是医院还是采购中心都将从中受益，在这个基础上，工作才会更踏实、更高效，提升采购中心的品质管理。
参考文献
- 丛英帅.探究医院档案管理中档案信息化建设的作用及价值[J].饮食保健，2019,6（40）：266-267.
- 刘卓.以信息化建设推动医院人事档案精细化管理[J].糖尿病天地，2019,16（8）:134-135.
- 施薇.基于信息化建设浅谈医院人事档案精细化管理[J].科学与信息化，2019（20），144-145.
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